Pengadaan jasa hotel untuk kegiatan meeting ( rapat diluar kantor )

Paket meeting di hotel

Paket meeting di hotel dibebankan kepada Perjalanan Biasa  Dalam Negeri

Berdasar lokasinya dengan kantor kita, dibedakan menjadi dua yaitu

-          Belanja Perjalanan Dinas Paket Meeting Dalam Kota (Kode Akun 524114)

-          Belanja Perjalanan Dinas Paket Meeting Luar Kota (524119)

Selanjutnya berdasar waktu lamanya kegiatan dibedakan menjadi ada tiga macam paket yaitu :

1.      Paket Full Board

 ( persatuannya yaitu kegiatan meeting dengan  menginap, makan 3 kali, cooffe break dua kali dan fasilitas ruang meeting)  

2.      Paket full day

( persatuannya yaitu kegiatan meeting tanpa  menginap (miminal  8 jam) , makan 2 kali, coffee break dua kali dan fasilitas ruang meeting)  

3.      Paket Half day

( persatuannya yaitu kegiatan meeting tanpa  menginap (minimal 5 jam ) , makan 1 kali, coffee break satu kali dan fasilitas ruang meeting)  

Dalam rangka perencanaan penganggaran, kepada panitia (karena factor transportasi dan/atau guna mempersiapkan pelaksanaan kegiatan dan penyelesaian pertanggungjawaban) dan peserta (karena faktor transportasi memerlukan waktu tambahan untuk berangkat/pulang diluar waktu pelaksanaan kegiatan) dapat dialokasikan biaya penginapan dan uang harian perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku, untuk 1(satu) hari sebelum dan/atau 1 (satu) hari sesudah pelaksanaan kegiatan.

Misal dalam tahun 2014 suatu kantor Kementerian di Jakarta akan mengadakan  kegiatan meeting dengan menginap sebanyak 150 orang (panitia dan peserta ) selama 4 hari, berarti full board  4 hari.

Standar biaya untuk paket meeting full board di Jakarta per orang untuk Pejabat Eselon III Kebawah yaitu Rp. 630 ribu.

Kita bisa menulis misal cukup dengan Rp. 600 ribu. (meskipun maksimal bisa ditulis Rp. 630.000 asal alokasi anggaran tersedia).

ANGGARAN 2014  di buat sbb :

150 orang x 4 hari x 600 ribu = Rp. 360.000.000

Kemudian di bulan Maret 2014 dilaksanakan kegiatan tersebut.

Kita memilih hotel IMPIAN Jakarta (berdasar Perpres 54 tahun 2010 dapat dilakukan penunjukan langsung kepada hotel). Di tarif hotel di sebutkan dalam internet atau brosur hotel Impian Jkt Rp. 600.000.

Selanjutnya kita melakukan negosiasi bahwa ini untuk kegiatan pemerintah, agar diberikan tarif untuk pemerintah, diberi potongan harga mengingat peserta yang banyak dan waktunya yang lebih dari satu hari, dengan disepakati harga satuan menjadi Rp. 550.000

Akhirnya disepakati kontrak antara PPK dan Hotel sebagai berikut :

150 orang x 4 hari x 550 ribu = Rp. 330.000.000

Kontrak dilakukan langsung dengan pihak hotel, bukan dengan CV atau PT.

Yang bertandatangan dari pihak hotel sering terjadi adalah kepala bagian marketing, dan bahkan bisa terjadi  bukan direksi (berdasar praktek bisnis, hal demikian bisa dilakukan).

(penulisan artikel ini didasarkan kepada mekanisme dana DIPA APBN).