kegiatan anggota dewan untuk komunikasi kepada masyarakat

Kami Sekretariat Dewan Kabupaten (DPRD Kabupaten).

Ada anggaran di DPA senilai Rp. 400 juta  untuk kegiatan anggota dewan untuk komunikasi kepada masyarakat, yang masing-masing anggota dewan mendapat dana sebesar Rp. 10 juta. Dari anggaran Rp. 10 juta tersebut digunakan untuk sewa tenda, meja kursi, sound system kepada masyarakat setempat senilai Rp. 3 juta dan konsumsi senilai Rp. 7 juta.

Kegiatan tersebut dilaksanakan di berbagai tempat, hari berbeda, bahkan jam pertemuan sangat bervariasi.

Apakah konsumsi senilai Rp. 7 x 40 = Rp. 280 juta, dilakukan dengan pelelangan sederhana ?

Struktur anggaran sebagai berikut :

Konsumsi                            Rp.  7 juta

Non Konsumsi                   Rp.  3 juta

.-.-----------------------------

                                                                  Rp. 10 juta

Jumlah anggota dewan 40 orang                          40x

 .---.-----------

Anggaran             Rp. 400 juta

Kegiatan temu masyarakat oleh anggota dewan yang dilaksanakan di berbagai tempat, pada hari yang berbeda, bahkan jam pertemuan sangat bervariasi maka dari segi efisien dan efektifnya agar dilakukan dengan pengadaan langsung atau swakelola kepada kelompok masyarakat.  Pengadaan langsung dengan memesan makanan pada warung setempat atau dilakukan swakelola oleh kelompok masyarkat.  Pengadaan langsung atau swakelola untuk kegiatan yang dilakukan tersebut  harus dijaga akuntablitasnya dengan memakai harga yang wajar dan bukti-bukti transaksi tersedia serta dapat dipertanggungjawabkan.  Minimal kegiatan tersebut dapat tersedia laporan kegiatan, bukti transaksi,  daftar hadir  dan foto-foto kegiatan.

Bila kegiatan tersebut dilakukan oleh satu penyedia akan memerlukan biaya yang besar karena harus mampu melayani berbagai tempat, waktu yang berbeda yang mempengaruhi  biaya mobilisasi alat dan masakan serta kemungkinan faktor jarak tempuh atau kemacetan lalulintas.