Sumber spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah

Spesifikasi adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa.

Sedangkan spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Sering juga kita menyebut suatu kriteria minimal yang diperlukan. Namun dalam beberapa hal kriteria minimal yang telah ditetapkan ketika diperoleh suatu kriteria yang lebih, tidak cocok dengan yang kita perlukan.

Spesifikasi agar menuju ketepatan dari barang dan jasa yang diperlukan. Spesifikasi menggambarkan batasan minimum dan maksimum untuk barang dan jasa yang diperlukan.

Banyak cara untuk menyusun spesifikasi berdasar asal data spesifikasi, dalam penulisan ini diambil beberapa saja yang memudahkan dalam pemahaman kita. Spesifikasi bisa diperoleh dari :

a.       brosur atau penjelasan produk

b.      kinerja

c.       standar

d.      ahli /konsultan

e.      catalog inaproc

Dalam menyusun spesfikasi melalui brosur atau penjelasan produk kita bisa melihat dari brosur atau penjelasan produk  yang menjelaskan kemampuan teknis dari barang atau jasa yang diperlukan.  Lebih baik lagi bila ada beberapa brosur sehingga kita dapat membandingkan untuk mencari standar minimal dari kinerja yang diharapkan atas suatu produk atau jasa.

Bentuk dari brosur dari suatu produk atau penjelasan produk bisa berwujud daftar barang dan jasa yang dikeluarkan oleh suatu pabrikan atau catalog produk. 

Brosur atau daftar produk dapat diperoleh dari  lembar promosi atau buku catalog produk. Publikasi produk banyak ditemui di bagian pemasaran, di buku telpon atau di publikasi internet. 

Menyusun spesifikasi berdasar kinerja, dilakukan atas identifikasi atau keperluan kinerja tertentu yang kita harapkan. Setelah ditemukan kinerja yang diharapkan maka kita membuat kriteria teknis untuk mencapai kinerja tersebut. Contoh diperlukan kinerja mengangkut sampah seberat 50 ton sehari maka diperlukan secara teknis adanya kendaraan tertentu yang harus dapat didetailkan secara teknis kriteria atau spesifikasinya yang mampu menyelesaikan sampah sebesar 50 ton dalam sehari.

Spesifikasi secara standar dapat diperoleh dari standar yang telah ditetapkan oleh suatu lembaga tertentu, misalanya dari SNI (standar nasional Indonesia) atau standar pembangunan jalan dari Kemen PU. 

Untuk suatu institusi yang mempunyai kantor yang banyak dan menyebar dapat membuat spesifikasi standar  yang diwujudkan dalam pedoman/petunjuk teknis.  Dengan demikian maka spesesifikasi pengadaannya dapat langsung mengacu kepada spesifikasi dalam pedoman/petunjuk teknis.

Untuk keperluan akan barang/jasa tertentu yang kita tidak memiliki kompetensi maka dalam pembuatan spesifikasi dapat dibantu oleh yang ahli dalam bidang tersebut. Contoh untuk pengadaan alat-alat khusus atau alat yang merupakan teknologi tinggi dapat meminta kepada ahlinya untuk membantu membuat spesifikasinya dan sekaligus cara mengevaluasi penawaran dari segi teknisnya. Jangan sampai PPK menyusun spesifikasi sembarangan saja dan pokja ULP melakukan evaluasi dengan asal evaluasi saja.

Dalam pekerjaan konstruksi, dalam pembuatan spesifikasi dapat dibuatkan spesifikasinya oleh konsultan perencana. Tugas kita bersama dengan tim teknis untuk mengkaji hasil pekerjaan dari konsultan perencana. 

Proses pengadaan pemerintah yang cepat dapat diperoleh melalui catalog inaproc. Ketika suatu produk atau  jasa sudah ada dalam catalog inaproc, maka tidak diperlukan lelang, kita dapat langsung melakukan penunjukan langsung atau epurchasing berdasar kecocokan  kita atas spesifikasi yang ada dalam catalog inaproc. Bila spesifikasi yang ada, tidak ada dalam catalog inaproc maka dilakukan pengadaan langsung atau pelelangan sesuai dengan nilai pengadaan. Dalam hal memenuhi ketentuan khusus atau tertentu  maka dapat penunjukan langsung.