PEMBUATAN DOKUMEN PENGADAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI

Standar dokumen pengadaan (SDP) atau Standard Bidding Document (SBD) yang dibuat oleh LKPP adalah berfungsi sebagai acuan dalam pengadaan. Sehingga SDP atau SBD tersebut  dapat diubah, diedit, ditambah, atau dikurang sesuai kebutuhan pelelangan/seleksi.

Untuk mencapai keberhasilan pengadaan maka dalam dokumen pengadaan dapat dipersyaratkan kualifikasi yang harus dimiliki oleh penyedia, misal harus memiliki ISO tertentu .  Penambahan persyaratan kualifikasi di luar ketentuan Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya dilarang, namun diperbolehkan bila penambahan suatu persyaratan tertentu memang diperlukan, karena tanpa  adanya persyaratan tambahan tersebut, maka kinerja kegiatan kontrak tidak akan dapat dicapai atau output tidak akan dapat dicapai. Penambahan tersebut bukan untuk tujuan diskriminatif terhadap penyedia, atau untuk memenangkan penyedia tertentu. Bila suatu persyaratan, diidentifikasi sebelum pelelangan hanya bisa dilaksanakan oleh satu penyedia saja, maka tidak usah  dilakukan pelelangan tetapi dilakukan penunjukkan langsung (Pasal 38 ayat 4d) .  Penunjukan langsung dilakukan dengan klarifikasi teknis dan negosiasi kewajaran harga.

Hal-hal yang diperlukan untuk tercapainya pekerjaan atau  out-put – output yang diperlukan sebagai hasil kontrak agar ditulis di draft kontrak, demikian juga hal-hal yang akan berisiko juga agar ditulis di dokumen draft kontrak dan solusi penyelesaiannya bila hal tersebut terjadi.

Dengan demikian maka Standar dokumen pengadaan (SDP) atau standard bidding document (sbd) yang dibuat oleh LKPP dapat diedit oleh pokja ULP sesuai kebutuhan pelelangan atau seleksi.

Untuk menjalankan tugas dalam pengadaan barang dan jasa melalui penyedia,  panitia pengadaan atau kelompok kerja ULP (pokja ULP) tidak perlu bersusah-susah menyusun atau membuat dokumen pengadaan. Pokja ULP dapat menggunakan standar dokumen pengadaan (SDP) atau Standard Bidding Document (SBD).

LKPP  telah menyusun dokumen  SDP yang dapat diunduh di website LKPP   www.lkpp.go.id  atau lebih cepatnya di http://www.lkpp.go.id/v2/files/ content/file/19122012132257Peraturan%20Kepala%20LKPP%20Nomor%2015%20Tahun%2020120002.pdf  , berdasar :

Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 Tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Standard Bidding Document)

SDP ini digunakan untuk pelaksanaan  pelelangan atau seleksi yang tidak melalui LPSE.  

Sedangkan untuk pengadaan yang melalui LPSE menggunakan SDP  yang dapat diunduh di website LKPP    https://inaproc.lkpp.go.id/v3/public/sdp/sdp.htm  

SDP  bukan standar yang harus diambil atau digunakan persis sama semuanya  untuk digunakan bagi dokumen pelelangan/seleksi, akan tetapi dokumen tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan pelelangan atau seleksi yang akan kita lakukan.

Yang lebih penting untuk dipahami dan disebarluaskan adalah "SDP bukanlah norma hukum". Norma hukumnya adalah Perpres 54/2010.  SDP  hanyalah "alat-bantu" atau "model" yang berbentuk format-format tertentu untuk memudahkan pelaksanaan pengadaan. Oleh karena itu boleh dimodifikasi, diubah, atau ditambahkurangi. Bahkan mau membuat format karangan sendiri juga boleh asal memenuhi norma hukumnya.

Ketika SDP sudah menjadi dokumen pelelangan atau seleksi yang bisa diambil oleh penyedia maka segala pernyataan dalam SDP menjadi aturan main antara penyedia dan pokja ULP.  Pokja ULP harus mengikuti pernyataan dalam SDP dalam proses pelaksanaan pelelangan/seleksi untuk paket pekerjaan yang tersebut dalam SDP ini.  Demikian juga bagi penyedia, harus mencermati SDP, bila tidak memenuhi yang disebutkan dalam SDP, penyedia dapat digugurkan.

Diluar SBD LKPP, Kementerian PU membuat contoh dokumen pengadaan yaitu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Republik Indonesia Nomor : 14/PRT/M/2013  tentang perubahan peraturan menteri pekerjaan umum nomor 07/PRT/M/2011 tentang Standar Dan Pedoman Pengadaan  Pekerjaan Konstruksi Dan Jasa Konsultansi

Pokja ULP dipersilahkan memakai SDP mana saja,  versi LKPP atau Kemen PU namun harus diperhatikan apakah SDP yang akan diberikan ke penyedia sudah sesuai  dengan kebutuhan pelelangan atau seleksi yang akan kita adakan.  SDP sebelum diberikan ke penyedia agar dibaca, dicermati dan dianalisa. SDP boleh dimodifikasi, diubah, atau ditambahkurangi. Bahkan harus diubah bila akan menimbulkan ketidakkonsistenan pernyataan dalam SDP itu sendiri.

Para penyedia (pemborong) harus membaca SDP tersebut, agar penawaran sesuai atau memenuhi yang ditetapkan/diminta berdasar SDP (dokumen pengadaan) tersebut, bila tidak sesuai dapat digugurkan dan bila masih ada hal-hal yang kurang jelas  mengenai dokumen yang dibuat oleh pokja ULP dapat disampaikan diacara penjelasan lelang/seleksi. 

Standar Dokumen Pengadaaan atau Standard Bidding Document (SBD) yang dibuat oleh LKPP atau instansi manapun hanya bersifat acuan untuk penyusunan dokumen dalam rangka pelaksanaan proses pelelangan. 

            SBD tersebut oleh panitia/pokja ULP dapat direvisi, dirubah, ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan pelelangan yang akan dilakukan, tidak menimbulkan diskriminasi (mengarah ke penyedia tertentu) serta tidak melanggar ketentuan peraturan yang berlaku.

SBD yang diambil oleh panitia/pokja ULP menjadi dokumen pengadaan, dapat diambil/download bagi penyedia yang mendaftar. Penyedia agar membaca dokumen tersebut, bila ada hal-hal yang kurang jelas agar ditanyakan pada saat penjelasan lelang.

Setelah penjelasan lelang, panitia/pokja ulp masih dapat melakukan perubahan dokumen pengadaan (adendum dokumen pengadaan).

                            Penyedia yang berminat ikut memasukkan penawaran agar membuat dokumen berdasar dokumen pengadaan atau berdasar dokumen pengadaan yang diadendum. Ketidaksesuaian penawaran dari penyedia dengan dokumen pengadaan akan menjadikan faktor untuk menggugurkan penawaran.

Panitia/pokja ULP menilai/mengevaluasi penawaran penyedia berdasar dokumen pengadaan.

Dalam pengadaan yang menggunakan SPSE LKPP ( Sistem Pengadaan Secara Elektronik LKPP ) maka yang lebih tepat menggunakan standar dokumen pengadaan yang disediakan oleh LKPP untuk proses pengadaaan SPSE, selanjutnya contoh standar dokumen pengadaan tersebut agar diedit sesuai kebutuhan pengadaan