PENGENDALIAN KONTRAK DENGAN LAPORAN HARIAN , MINGGUAN DAN BULANAN

Penyedia Jasa Pelaksanaan Konstruksi

Antara lain, melaksanakan pelaporan pelaksanaan konstruksi fisik, melalui rapat-rapat lapangan, laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan kemajuan pekerjaan, laporan persoalan yang timbul/dihadapi, dan surat-menyurat

Konsultan Pengawasan Konstruksi

Antara lain, menyelenggarakan rapat-rapat lapangan secara berkala, membuat laporan mingguan dan bulanan pekerjaan pengawasan, dengan masukan hasil rapat-rapat lapangan, laporan harian, mingguan dan bulanan pekerjaan konstruksi yang dibuat oleh pelaksana konstruksi;

Konsultan Manajemen Konstruksi

Untuk pekerjaan dengan nilai tertentu  atau kompleks, maka konsultan pengawasan konstruksi dapat diperankan oleh konsultan manajemen konstruksi.

Antara lain membuat laporan harian, mingguan, bulanan yang dibuat selama pelaksanaan konstruksi fisik, laporan akhir manajemen konstruksi/pengawasan, dan laporan akhir pengawasan berkala.

Laporan-laporan tersebut, terutama laporan mingguan dapat dibuat untuk mengendalikan pekerjaan, yaitu apakah sudah sesuai dengan progres yang direncanakan, melebihi prestasinya atau terlambat.  Kalo terlambat perlu adanya surat peringatan 1 dst.

Laporan harian berisi tentang kehadiran tenaga kerja, penggunaan bahan dan alat, pekerjaan yang dilakukan, keadaan cuaca, waktu kerja, catatan konsultan pengawas/MK.

Laporan harian dikompilasi menjadi laporan mingguan. Dalam laporan ini kita dapat mengukur deviasi, adakah keterlambatan melebihi dari 5% atau melebihi 10% dengan melihat kurva S. Selanjutnya dapat dilihat di klausul kontrak kritis mengenai teguran tertulis atau surat peringatan. Misal teguran tertulis dapat diberikan bila keterlambatan melebihi 10 persen dari rencana ( saran penulis bila keterlambatan sudah 5% agar diberikan teguran lisan terlebih dulu ).

Dalam era keterbukaan informasi, penyampaian laporan dari penyedia kontraktor / konsultan pengawas/ MK dapat disampaikan dengan aplikasi atau pemberitahuan ( atau disampaikan progres % secara harian by aplikasi, misal dengan email / whatsapp dsb ). Namun laporan secara lengkap ( hard copy / dengan kertas ) disampaikan juga secara harian ( yang biasanya dikumpulkan secara mingguan, kemudian ada laporan mingguan dan bulanan. 

Untuk proyek-proyek kegiatan besar atau kegiatan yang berdampak mitigasi risiko, perlu ada kegiatan rapat rutin mingguan atau bulanan yang melibatkan PPK, Dinas PU, tim teknis, PPHP, Inspektorat, Kontraktor, Konsultan Perencana, Konsultan Pengawas/ MK dan aparat penegak hukum atau bahkan BPKP. Rapat-rapat ini berarti sudah tersedia anggaran untuk konsumsi atau honor yang diperlukan ( biaya administrasi kegiatan ).