KONTRAK PAYUNG PENGADAAN PEMERINTAH

Kontrak payung

Mudjisantosa LKPP

Kontrak payung dalam pengertian saya, sederhana saja yaitu kontrak untuk  memayungi  beberapa kontrak atau beberapa transaksi.
( selanjutnya penerapan kontrak payung, disarankan supaya tidak bias, dengan aturan yang senantiasa berubah, dengan meminta pendampingan dari LKPP atau ada surat rekomendasi LKPP )

Dalam pengadaan pemerintah, kontrak payung digunakan untuk :

      1.     Kontrak payung untuk catalog  ( E-purchasing )

      2.     Kontrak payung non catalog

Dalam pembahasan ini yang akan dibahas lebih lanjut adalah kontrak payung non catalog.

Kontrak payung non catalog dapat digunakan sebagai berikut

     
      a.     Satu pengguna untuk satu tahun

Suatu kontrak untuk suatu instansi dengan waktu satu tahun dan Harga satuan sudah pasti sedangkan volume belum pasti.  Misal untuk pengadaan obat, makan minum dsb.

     
     b.   Satu pengguna untuk beberapa tahun

Suatu pengadaan dilakukan oleh suatu instansi untuk kebutuhan instansi tersebut secara kontrak payung untuk beberapa tahun. Contoh pengadaan cleaning service.

     c.      Banyak pengguna satu tahun

Suatu pengadaan dilakukan oleh suatu instansi yang ditunjuk untuk melakukan kontrak payung, yang dapat melayani kebutuhan banyak instansi untuk satu  tahun. Contoh pengadaan makan minum, baju seragam.

     d.     Banyak pengguna dan beberapa tahun

Suatu pengadaan dilakukan oleh suatu instansi yang ditunjuk untuk melakukan kontrak payung, yang dapat melayani kebutuhan banyak instansi untuk beberapa tahun. Contoh pengadaan ATK, baju seragam dsb

Untuk melakukan kontrak payung, tidak harus sudah ada anggarannya, karena kontrak payung belum merupakan perikatan. Kontrak payung adalah dalam rangka memastikan penyedia, harga  dsb. Sedangkan kepastian kontrak yang bersifat perikatan akan berupa transaksi harus menunggu adanya kepastian anggaran ( misal DPA / DIPA sudah disahkan dan berlaku efektif ).

Kontrak payung tidak disampaikan sebagai pertanggungjawaban keuangan, tetapi kontrak yang dipayungi ( surat pesanan atau kontrak transaksi ) yang dijadikan dasar perikatan, transaksi dan pembayaran.

Kontrak payung bukan kontrak multi years !

Untuk kontrak payung yang berlaku untuk beberapa tahun, bukan kontrak yang sama seperti kontrak tahun jamak ( multi years ).  Perbedaannya yaitu :

     
     1.     kontrak multi years harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari  Menkeu dan DPR ( kalau pemda dari kepala daerah dan DPRD ).
  

     2.     Kontrak multi years cenderung untuk pekerjaan bersifat proyek sedangkan kontrak payung untuk pekerjaan rutin, yang berulang ada setiap tahun.
Coba dibuat Kriterianya 

a. Kebutuhan rutin
b. Perkembangan spesifikasi tdk cepat (cenderung monoton)

c. Harga relatif stabi

    3.     Kontrak multi years untuk anggarannya akan pasti ada untuk tahun-tahun berikutnya, karena sudah dilabel sebagai kontrak multi years, yang berati sudah dijamin anggarannya. Sedangkan untuk kontrak payung,  untuk anggaran di tahun berikutnya akan pasti ada karena bersifat rutin untuk pelayanan atau mendukung kinerja instansi.

      Alasan perlunya ada kontrak payung  ( anda agar menunjukkan analisa ini dalam memilih menggunakan kontrak payung ) :

1.       mengurangi waktu proses pengadaan dan masalahannya

2.       Menurunkan harga  kontrak 

3.       Mengurangi risiko tiadanya barang/jasa

4.       Pekerjaan berulang dari waktu ke waktu

1.                 Mengurangi Waktu Proses Pengadaan Dan Masalahannya ( Reduce time )

Kontrak payung untuk pengadaan yang bersifat perkiraan volumenya. Artinya penyedia menyatakan bisa memenuhi kebutuhan pengguna, sedangkan pengguna masih bersifat perkiraan. Kebutuhan adanya penyedia sudah terpenuhi, tetapi transaksinya bersifat situasional.

Selanjutnya kontrak banyak payung dapat digunakan banyak pengguna dan dapat dikembangkan untuk beberapa tahun.  Pengguna yang lain tidak perlu melakukan proses pengadaaan lagi atau kalau untuk beberapa tahun, cukup dilakukan satu kali saja pengadaannya. Proses dan masalah bisa dilakukan dan diselesaikan sekali saja untuk banyak pengguna dan bahkan untuk beberapa tahun

2.                 Menurunkan Harga  Kontrak   ( Reduce cost )

Kontrak payung untuk beberapa pengguna atau  untuk beberapa tahun membuka pasar lebih besar atau membuat volume semakin besar, tentunya hal demikian akan  mendorong harga lebih seragam, lebih murah atau lebih efisien. 

3.                 Mengurangi Risiko Tiadanya Barang/Jasa  ( Reduce Risk )

Proses-proses pengadaan yang dimulai dari  kesiapan dan pelaksanaannya memerlukan waktu. Dengan adanya pengadaan secara kontrak payung, yang pengadaannya tidak perlu menunggu adanya kepastian anggaran, menjadikan transaksi pengadaan pada saat adanya kepastian anggaran menjadi bisa langsung dieksekusi.  Kebutuhan adanya barang jasa pada dipenuhi secara cepat karena penyedia, spek, harga dsb sudah tersedia.

4.                 Pekerjaan berulang dari waktu ke waktu

Pekerjaan yang senantiasa berulang-ulang dari waktu ke waktu dengan proses pengadaan yang mengiringinya akan menimbulkan ketidakefisienan dari sisi proses.  Pengadaan secara kontrak payung memungkinkan sekali pengadaan yang berulang dilakukan sekali saja.  Dengan pelaksanaan secara kontrak payung yang diharapkan harganya menjadi turun. Bisa harganya memang tetap  namun dapat mengurangi risiko tiadanya barang/jasa  ( reduce risk ) dan mengurangi waktu proses pengadaan dan masalahannya ( reduce time ) akan mendukung kinerja organisasi.

Kontrak payung dapat dilakukan untuk beberapa tahun. Berapa batasan  tahunnya ? Tidak ada batasan yang  tetap.  Batasan kontrak payung untuk beberapa tahun dibatasi dengan analisa seperti cepatnya perubahan teknologi alat, perubahan  metodologi kerja atau perubahan kompetensi  dan mungkin  efisiensi  harga.  Dengan  analisa  seperti itu  maka batasan waktu kontrak payung sekitar tiga sampai lima tahun.
Kontrak payung yang berlaku untuk beberapa tahun, dengan volume yang besar  cenderung tidak ada penyesuaian harga ( eskalasi harga ), namun bilamana ada item tenaga kerja maka dapat menyesuaikan berdasar kenaikan UMP (  upah minimal provinsi ).

Kontrak payung dapat dilakukan untuk kontrak satu tahun saja dan dapat untuk beberapa tahun.

Kontrak payung setahun contoh :

    - jasa catering

    - pengadaan obat yang tidak ada di catalog

Untuk pengadaan bahan makanan, dalam hal perubahan harga atau fluktuasi harga tidak dapat diperkirakan ( memiliki ketidakpastian harga ) maka tidak disarankan melebihi satu tahun.

Kontrak payung satu tahun, cocok digunakan untuk rumah sakit yang perikatannya tergantung kepada pendapatan pelayanan.

Kontrak payung yang untuk beberapa tahun tidak terikat oleh suatu jabatan seseorang,  yaitu kepala kantor atau kepala daerah, karena siapapun kepala kantornya atau kepala daerahnya memerlukan pengadaan tersebut, dan pengadaan tersebut juga masih bersifat hanya keterikatan seperti  telah tersedianya penyedia, spek dan harga, belum merupakan kontrak pasti dari sisi pengguna ( hanya kesanggupan sisi penyedia) dan  bukan secara kontrak secara pasti akan transaksi. Kontrak secara payung masih memerlukan adanya kontrak transaksi. 

Volume kontrak payung

Volume kontrak payung diartikan bahwa kebutuhan masih bersifat perkiraan ( tidak fixed ),  sehingga realisasi dapat tidak sejumlah volume di kontrak, sedangkan kesanggupan penyedia merupakan hal yang pasti. Kalau penyedia masih tidak pasti akan menimbulkan risiko ketersediaan.

Kontrak payung cenderung  kepada harga satuan yang tetap. Untuk perubahan harga,saat ini yang dapat diterima adalah perubahan harga untuk tenaga kerja karena adanya penetapan upah minimal provinsi.  Jadi ketika berkontrak payung untuk kebersihan kantor, untuk biaya tenaga kerja agar berubah ketika ada perubahan upah minimal provinsi.

MEMULAI TIDAK HARUS MENUNGGU ANGGARAN DISAHKAN

Melakukan proses pengadaan secara kontrak payung, tidak harus menunggu kepastian adanya anggaran. Proses pengadaan secara kontrak payung dapat dilakukan kapan saja atau mendahului tersedianya anggaran, karena yang diajukan sebagai pertanggungjawaban perikatan bukan kontrak payungnya adalah kontrak ketika tersedia anggarannya, atau kontrak transaksinya ( dapat berupa surat pesanan di pengadaan barang ).

Bagaimana pencantuman di RUP atau rencana umum pengadaaannya ?

RUP mencantumkan pengadaan untuk tahun berkenaan saja.

Misal ada pengadaan Cleaning Service kantor untuk tahun 2018 sebesar Rp. 4 milyar, maka RUP 2018 dicantumkan sebesar Rp 4 milyar, sedangkan pengadaan untuk tiga tahun secara kontrak payung.

Selanjutnya untuk tahun 2019 dan 2020, tidak perlu dilakukan pelelangan, di RUP 2019 dan RUP 2020 dicantumkan Rp. 4 milyar dengan keterangan telah dikontrak payungkan.

Jadi di tahun 2018 kita melelangkan sebesar Rp 4 milyar dengan HPS sama atau kurang dari rp 4 milyar, dengan skema kontrak payung tiga tahun.


PERATURAN

KONTRAK PAYUNG berdasar Perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya di pasal 53 ayat 3

Kontrak payung merupakan Kontrak Harga Satuan antara Pejabat K/L/D/I dengan Penyedia Barang/Jasa yang dapat dimanfaatkan oleh K/L/D/I, dengan ketentuan sebagai berikut:

diadakan untuk menjamin harga Barang/Jasa yang lebih efisien, ketersediaan Barang/Jasa terjamin, dan sifatnya dibutuhkan secara berulang dengan volume atau kuantitas pekerjaan yang belum dapat ditentukan pada saat Kontrak ditandatangani; dan pembayarannya dilakukan oleh setiap PPK/Satuan Kerja yang didasarkan pada hasil penilaian/pengukuran bersama terhadap volume/kuantitas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa secara nyata. 

Penjelasan: Pejabat K/L/D/I dimaksud adalah pejabat yang berwenang mewakili 1 (satu) atau lebih dari 1 (satu) PPK untuk melakukan perjanjian.

Pengadaan Barang/Jasa dengan Kontrak Payung antara lain dilakukan untuk pengadaan alat tulis kantor (ATK), pekerjaan pengadaan kendaraan dinas, jasa boga, jasa layanan perjalanan (travel agent) dan pekerjaan/jasa lain yang sejenis.

Draft Perpres terbaru tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah:

Kontrak Payung (Indefinite Delivery Contract) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e dan ayat (2) huruf c dapat berupa :

a.kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau waktu pengirimannya (delivery) pada saat kontrak ditandatangani;

b.kontrak harga satuan untuk barang/jasa yang volume dan/atau waktu pengirimannya (delivery) sudah dapat ditentukan dan lebih efektif serta efisien apabila dilaksanakan untuk periode waktu tertentu lebih dari 1 (satu) tahun.

Artikel ini dibuat sebelum Perpres 16 tahun 2018 dan Per LKPP No. 9 tahun 2018
BACA PERPRES 16 TAHUN 2018 DAN PER LKPP NO. 9 TAHUN 2018

Dalam peraturan ini , kontrak payung diperbolehkan juga