Eproc di Kementerian Agama

PELELANGAN  DAN SELEKSI 

DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

  DENGAN MENGGUNAKAN

SISTEM PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK di Kemenag

1.      Latar Belakang

Kegiatan pengadaan berhubungan benturan kepentingan dua pihak. Pihak pertama yaitu pengguna anggaran (di dalamnya termasuk PPK, ULP dsb) berkepentingan untuk mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas dan efiesien. Sedangkan pihak kedua adalah para penyedia (kita lebih mengenal dengan pemborong) berusaha mendapatkan sebagai pemenang dengan keuntungan sebesar-besarnya dengan memperhatikan mutu barang.jasa atau mengabaikan mutu tersebut.

Melihat kerasnya persaingan penyedia dan kemungkinan penyalahgunaan wewenang dari pengguna anggaran maka beberapa Kementerian/ Lembaga dan Pemda mulai meniru dari dunia internasional praktek-praktek yang terbaik  dalam pengadaan barang dan jasa.

Instansi tersebut antara lain :

a.       Kementerian Komunikasi dan Informatika

b.      Kementerian Pekerjaan Umum

c.       Bappenas

d.      Pemerintah Kota Surabaya

Selanjutnya LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan barang dan jasa Pemerintah) menyusul mengembangkan pelaksanaan pengadaan secara elektronik.

2.      Dasar Hukum

Pelaksanaan mengenai Eproc mulai di dorong di dalam Keppres 80 tahun 2003 beserta perubahannnya,  kemudian Perpres 54 tahun 2010  mewajibkan pelaksanaan Eprocurement untuk sebagian paket lelang mulai tahun 2012 serta pengembangan adanya  E-catalog.   E-catalog  adalah daftar barang  yang ditayangkan dalam portal pengadaan nasional, yang dapat dilakukan pengadaan barang secara penunjukan langsung.  Saat ini yang sudah ada untuk pengadaan kendaraan dan sepeda motor dinas.  Berikutnya untuk E catlog untuk pengadaan obat. Selanjutnya berdasar  Inpres 17 tahun 2011 diwajibkan penggunaan pengadaan secara elektronik di Kementerian Lembaga sebesar 75 % dari paket-paket yang dilelangkan dan untuk Pemerintah Daerah sebesar 40 %.  Untuk peraturan yang terbaru yaitu Pepres 70  tahun 2012 mengenai pengadaan secara elektronik dan E-catalog masih tetap disebutkan.  

3.      Keuntungan adanya Eprocurement

a.       Penyedia tidak perlu datang mendaftar, mengambil dokumen, menghadiri penjelasan lelang, memasukkan penawaran dan menyanggah.  Semua itu dapat dilakukan dengan melalui internet.  Penyedia tidak dihalang-halangi lagi oleh panitia pengadaan maupun oleh para penyedia yang lain.

b.      Penyedia cukup dengan biaya murah di warnet download dan upload data.

c.       Mengurangi kontak secara langsung antara pengguna dengan penyedia, sehingga mengurangi tekanan kepada pengguna.

d.      Tekanan dari  atasan pelaksanaa pengadaan dapat dikurangi karena pokja ulp tidak bisa mengubah-ubah data penawaran karena data penawaran akan dikunci secara sistem oleh Lembaga Sandi Negara.  Hal demikian menjadi rasa aman juga bagi penyedia bahwa penawarannya tercatat dalam sistem yang tidak bisa diubah-ubah.

e.       Mengurangi adanya pengaturan lelang, karena sampai dengan waktu batas pemasukkan dokumen, semua pihak tidak mengetahui siapa saja peserta pelelangan.

f.       Sistem akan mendorong adanya persaingan yang tidak dipengaruhi sehingga penawaran harga akan semakin kompetitif.

g.      Menteri/Kepala Daerah dan siapapun yang akan membagi-bagi proyek secara KKN akan semakin sulit dengan adanya eprocurement.

h.      Data-data yang terekam akan dikembangkan untuk kepentingan pengadaan yang lebih baik lagi.

i.        Sistem akan dikembangkan terus, termasuk mengurangi kelemahan-kelemahan yang terjadi  sehingga sistem akan semakin mengurangi subyektifitas pelaksana pengadaan.

4.      Permasalahan Eprocuremet

a.       Beberapa Kementerian/Lembaga/daerah sudah maju dalam melaksanakan pengadaan secara elektronik secara 100%, sedangkan beberapa Kementerian/Lembaga/daerah yang lain masih jauh dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik.

b.      Bagi Kemenag sendiri baru dimulai di tahun 2012 dan akan menjadi tantangan penggunaan secara kewilayahan berdasar satker Kemenag yang tersebar.

c.       Antar sistem pengadaan secara elektronik di berbagai Kementerian/ Lembaga/daerah belum terkoneksi secara penuh pada saat ini, akan mengakibatkan persaingan penyedia belum menyebar secara baik.

d.      Tersedianya kualitas jaringan internet yang belum baik di beberapa daerah bisa menyebabkan proses pelelangan dan seleksi tidak berjalan dengan baik.

e.       Perlu dilatihnya sumber daya manusia Kemenag yang banyak dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik.  Waktu pelatihan mengenai pengadaan secara elektronik selama empat hari.

f.       Bagi Kemenag perlu adanya kelembagaan yang menangani pengadaan secara elektronik dan perlunya penyediaan  anggaran untuk sdm, sarana dan prasarana pengadaan secara elektronik.

5.      Azas Transparansi  Dalam E-Procurement

Ada pertanyaan sebagai berikut : pada pelelangan dengan E-Procurement yang menggunakan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE  LKPP kami sama sekali tidak melihat azas transparansi yang selalu dikumandangkan, terbukti dengan seluruh proses mulai dari pembukaan penawaran sampai pada penetapan pemenang dilakukan sendiri oleh Pokja ULP tanpa kami tahu kebenaran proses yang dilakukan. Apakah bisa dijamin proses yang dilakukan oleh Bokja ULP benar-baenar JUJUR dan ADIL?

Dalam sistem  E-Procurement di  SPSE  LKPP

a.          sampai dengan batas pemasukan dokumen/penawaran, semua pokja, PPK, LPSE atau siapapun tidak bisa mengetahui siapa peserta pelelangan/seleksi, sehingga pengaturan pelelangan/seleksi tidak terjadi

b.         Pelaksanaan eprocurement dijalankan dengan sistem yang harus dipenuhi dalam setiap tahapannya, bila tidak bisa dipenuhi, tidak akan berpindah ke tahapan selanjutnya

c.          Pokja ULP atau siapapun tidak bisa merubah atau menambah data penawaran penyedia yang ada di sistem SPSE, sehingga bila ada keragun proses, pemeriksa bisa melihat dokumen-dokumen yang tersimpan dalam sistem

d.         Data yang masuk disistem SPSE terkunci dengan sistem lembaga sandi negara

6.      Penggunaan Pelelangan/Seleksi  Eproc Di Lpse

Pelelangan/seleksi  melalui Eproc LPSE LKPP digunakan untuk

1.  umumnya untuk nilai pelelangan diatas Rp. 200 juta dan seleksi jasa konsultan di atas Rp. 50 juta.

2.  penunjukan langsung dilakukan melalui manual kecuali untuk penunjukkan langsung

     yang ditayangkan  di INAPROC seperti pengadaan kendaraan bermotor

3.  Pada aplikasi SPSE telah tersedia fitur (menu) khusus yang disediakan untuk memfasilitasi ULP/Panitia  Pengadaan mengumuman Lelang Non E-Proc (Manual).

4.  Bagi masyarakat umum (Publik) selain dapat melihat pengumuman lelang Non E-Proc

     melalui Portal Pengadaan Nasional, juga dapat melihat pada halaman depan website LPSE       yaitu pada menu yang bertuliskan "Cari Lelang Non E-Proc"

7.      Pengembangan Pengadaan secara Elektronik

Saat ini versi yang  akan digunakan adalah versi SPSE 3.5

Pelaksanaan pengadaan secara Elektronik akan semakin disempurnakan sehingga semua pihak  yaitu pihak penyedia dan pokja ulp harus mengikuti sistem sehingga mengurangi penyimpangan. 

Data-data penawaran akan semakin  berkurang karena sudah tersedia di sistem.

Secara sistem akan menuju suatu saat nanti bahwa data penawaran administrasi akan cukup sekali saja disampaikan ke dalam sistem, sehingga suatu saat nanti penyedia cukup bertarung dalam teknis dan harga. Bahkan suatu saat harga akan dipertarungkan berkali-kali.

Suatu saat pengumuman penyedia bisa masuk dalam email semua penyedia di Indonesia sehingga penawaran pengadaan dapat diikuti oleh ribuan penyedia.

Pengembangan Ecatalog akan ditingkatkan dari pengadaan kendaraan dinas, ditambah pengadaan obat, alat kesehatan dan diharapkan ada barang-barang yang lain. Seperti di negara lain mencapai puluhan ribu item barang.

8.      Kelembagaan Pelaksana pengadaan secara elektronik

Pengadaan secara elektronik dilakukan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), lembaga ini terpisah dengan ULP, agar  kredibilitas penggunaan sistem ini diyakini oleh semua pihak tidak bisa diatur atau dikendalaikan oleh ULP. 

Sistem yang digunakan dinamai Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE), saat ini SPSE versi 3.5 dan akan dikembangkan terus dengan  versi penyempurnaan berikutnya.  Bila disuatu daerah atau tempat belum dapat dilayani oleh SPSE sendiri maka dapat menumpang  pada instansi lain yang memiliki, tanpa dikenakan biaya.

9.      Manfaat  pengadaan secara elektronik bagi Kemenag

a.       Mendapatkan barang dan jasa yang berkualitas,

b.      penyedia yang yang benar,

c.       penghematan anggaran,

d.      memudahkan pelaksana pengadaan dalam pengadaan barang dan jasa

e.       kemudahan monitoring dan evaluasi,

f.       kemudahan bagi pokja ulp akan  data-data penawaran

g.      mengurangi penyimpangan dalam pengadaan dan

h.      meningkatkan kepercayaan masyarakat akan kimerja dan kredibiltas Kemenag.

Tulisan ini dari Widyaiswara Pusdiklat Kemenag dan Instruktur PBJ LKPP,  Amiktri Istiami