Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak atau Pre Construction Meeting (PCM)

Dalam pekerjaan konstruksi dikenal adanya PCM. PCM dihadiri antara lain oleh penyedia konstruksi, PPK, tim teknis, konsultan perencana, konsultan pengawas, wakil PPK dilapangan, serta tidak lupa PPHP (Panitia Penerima Hasil Pekerjaan).

Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak atau PCM berdasar Peraturan Kepala LKPP No. 14 tahun 2012 sebagai berikut :

1) PPK bersama dengan Penyedia menyelenggarakan rapat persiapan pelaksanaan kontrak.

2) Beberapa hal yang dibahas dan disepakati dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak adalah:

a) program mutu;

b) organisasi kerja;

c) tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan; dan

d) penyusunan rencana pemeriksaan lokasi pekerjaan, apabila ada.

Selain yang disebutkan diatas banyak hal yang bisa dibahas di PCM seperti tata cara pembayaran, jadwal pekerjaan (kurva S) dsb.

Kesepakatan PCM dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh peserta PCM.

Kesepakatan PCM tersebut menjadi alat pengendalian kegiatan bagi PPK.

Alat pengendalain antara lain jadwal kegiatan. Ketika jadwal kegiatan yang menggambarkan waktu yang harus diselesaikan tidak tercapai sesuai jadwal, maka PPK bisa memberi teguran kepada penyedia.Selanjutnya silahkan baca mengenai  KONTRAK KRITIS

PCM sangat dikenal dalam pekerjaan konstruksi.

Bagaimana di pekerjaan lain, seperti pengadaan jasa konsultan, jasa lainnya dan pengadaan barang ?

Pengalaman pribadi penulis, persiapan pelaksanaan kontrak pernah dilakukan di pengadaan jasa konsultan, pengadaan jasa lainnya maupun di pengadaan barang.

Persiapan pelaksanaan kontrak adalah penting. Persiapan pelaksanaan kontrak yang baik dan pengendalian kontrak dengan baik adalah lebih penting daripada memberikan kelonggaran penyedia untuk menyelesaikan pekerjaan melebihi tanggal selesai kontrak (fasilitas 50 hari setelah tanggal berakhir kontrak).
Tanpa persiapan yang baik maka kita akan terpaksa menerima hasil pekerjaan seadanya. 

PPHP dapat memgambil peran sejak awal kontrak dengan hadir di forum ini, dengan mengenal pekerjaan yang nanti akan diterima, sehingga dapat mulai mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam serah terima pekerjaan nantinya. 

Ada istilah lain yang digunakan seperti PCM yaitu Kick off meeting.

Kick off meeting yang sering dilakukan sebagai pertemuan kedua belah pihak antara penyedia dengan PPK dapat merupakan rapat awal pelaksanaan kontrak dengan tujuan untuk menyamakan presepsi  diantara semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan kontrak, menyangkut prosedur dan teknis pelaksanaan kontrak.
Kick off Meeting bisa dianggap sebagai kesempatan untuk menyamakan persepsi semua pihak dalam rangka mewujudkan tujuan tercapainya pengadaan.