pengadaan konsolidasi dengan itemize

SEMUA JANGAN SIBUK DENGAN PENGADAAN !

Penulis : Amik Tri Istiami

Abstrak

Pengadaan barang/jasa itu hendaknya tidak menjadi beban bagi setiap satker, melainkan menjadi suatu kebutuhan yang harus dilakukan. Untuk itu, dicari jalan bagaimana agar pengadaan barang/jasa tersebut efisien dan tidak mengganggu fungsi utama pelayanan pada masyarakat.

Pendahuluan

Kementerian Agama adalah Kementerian yang mempunyai banyak sekali satuan kerja (satker)  di seluruh Indonesia, lokasi satkernya sampai di kota/Kabupaten. Setiap satker tersebut pastilah memerlukan pengadaan untuk operasional dan pelayanan kepada masyarakat. Ada satker yang kebutuhan pengadaannya cukup besar, namun tak jarang nilainya kecil. Kesemuanya itu, baik pengadaan yang besar maupun kecil tentu memerlukan effort ( usaha)yang cukup besar untuk melaksanakan pengadaannya apapun itu bentuknya. Seingkali permasalahan pengadaan itu dilakukan oleh orang yang kurang kompeten atau orang yang cukup tinggi kesibukannya terutama dalam rangka pelayanan langsung kepada masyarakat. Untuk meminimalisir kesalahan dan keterlambatan pengadaan, ada baiknya jika pengadaan yang dilakukan oleh satker-satker tersebut dikonsolidasikan/digabungkan dan dilaksanakan di tingkat yang lebih tinggi dalam hal ini di kanwil Kementerian Agama misalnya.  Dengan demikian, semua satker tidak disibukkan dengan pengadaan, tapi fokus pada pelayanan pada masyarakat.

Pembahasan

Kementerian Agama RI memiliki Kantor Wilayah di setiap provinsi dan setiap Kantor wilayah membawahi Kantor Kementerian Agama di Kabupaten atau Kota, disamping itu ada Kantor Urusan Agama di Kecamatan dan  sekolah-sekolah agama negeri mulai dari tingkat Ibtidaiyah (setingkat SD) s.d Perguruan Tinggi, setiap entitas ini disebut sebagai satuan kerja. Setiap satuan kerja  memerlukan pengadaan barang jasa, sehingga pengadaan barang dan jasa yang dilakukan akan banyak sekali, banyak melibatkan sumber daya manusia, menghabiskan waktu dan banyaknya transaksi keuangan. Dapat disimpulkan proses pengadaan menyibukkan satuan kerja Kementerian Agama.

Fungsi pengadaan adalah untuk mendukung pelayanan atau kinerja dari satuan kerja, bukan mengambil banyak porsi SDM dan waktu dari peran satuan kerja di Kemenag.

Hal demikian perlu dilakukan terobosan atau solusi.  Dalam tulisan ini diusulkan melakukan pengadaan secara konsolidasi dengan itemize, bertumpu pada peran kantor wilayah Kementerian Agama.

Perubahan yang akan terjadi yaitu pengadaan langsung dan tender akan dilakukan dengan tender. Selanjutnya mengingat pengadaan-pengadaan di kemenag kebanyakan pengadaan barang yang bersifat umum atau pengadaan sederhana maka pengadaan secara konsolidasi dengan itemize dapat dilakukan dengan tender cepat.

Tender cepat ini ketika semua dokumen perencanaan pengadaan dan dokumen pemilihan siap  maka pemenang tender dapat ditetapkan paling cepat tiga hari saja.

Kantor  Wilayah Kementerian Agama dalam usulan pengadaan secara konsolidasi dengan itemize melayani  lingkup  pengadaan untuk Kanwil Kemenag, Kantor Kemenag Kab/kota dan sekolah-sekolah Kemenag.

Contoh pengadaan  untuk ATK dapat dilakukan dengan satu paket dengan secara itemize.  Secara Itemize diartikan dengan mengingat luasnya secara geografis, maka satu paket pengadaan ATK dapat dibuat beberapa item dengan membagi beberapa lokasi atau beberapa kota/kab untuk ditawarkan.

Contoh.

Paket Pengadaan ATK dengan itemize

No. Item	Daerah	Volume rim kertas	Pemenang
1	Kanwil XX	3000
2	Kota A dan Kab B	4000
3	Kab C	2500
4	Kab D, E dan F	3000
5	Kota G	2000
6	Kab  H	2500
	Jumlah	17000

  Keterangan : setiap kota atau kabupaten melayani beberapa sekolah. Penyedia mengantar di Kantor wilayah ( Kanwil) dan Kantor Kemenag Kota / Kabupaten. Sekolah mengambil di Kantor Kemenag Kota atau Kabupaten.

Semua satuan kerja menyampaikan kebutuhan kepada Kanwil. Kanwil melakukan rekapitulasi dan membuat item berdasar lokasi.

Paket tersebut ditenderkan berdasar item lokasi. Penyedia dapat memenangkan untuk semua lokasi atau hanya menawar untuk beberapa lokasi saja. Sehingga paket ini sangat mungkin dimenangkan oleh satu penyedia atau banyak penyedia.

Manfaat Konsolidasi :

1.      Pengadaan dilakukan oleh SDM yang  kompeten

2.      Mengurangi keterlibatan SDM dalam pengadaan sehingga SDM yang ada dapat lebih fokus  meningkatkan kinerja satuan kerja kemenag

3.      Membuat harga kontrak bisa lebih murah karena pengadaan dilakukan dalam skala besar

4.      Mengurangi banyaknya transaksi keuangan ( transaksi kontrak )

5.      Perbedaan  harga antar satuan kerja pada pengadaan langsung berubah terjadi di item-item lokasi yang dihasilkan melalui tender.

Kontrak untuk satu kota /kabupaten merupakan kontrak yang menggabungkan dana dari akun-akun anggaran dari Kantor Kemenag dan Sekolah-sekolah Kemenag. Sehingga satu kontrak dari suatu item paket dilakukan tanda tangan kontrak antara penyedia dengan banyak PPK dari Kantor Kemenag dan sekolah-sekolah kemenag.

Dasar Hukum

Perpres 16 tahun 2018  mengenai Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pasal 1 angka 51

Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa adalah strategi  Pengadaan. Barang/Jasa yang menggabungkan beberapa paket Pengadaan Barang/Jasa sejenis.

Pasal 21

(1)  Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa dilakukan pada  tahap perencanaan pengadaan, persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, dan/atau persiapan pemilihan Penyedia.

(2)  Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa dilaksanakan oleh PA/ KPA/PPK dan/atau UKPBJ.

Penutup

Dengan paparan di atas, maka diharapkan bahwa pengadaan di satker-satker kementerian Agama menjadi lebih baik, mendapat penyedia yang baik dan harga yang baik  karena dilaksanakan secara terkonsolidasi dan dilakukan oleh pihak yang kompeten, sementara tugas utama dalam pelayanan pada masyarakat tetap dapat dimaksimalkan.

Daftar Pustaka

1.      Peraturan Presiden RI Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah, PT Prima Print Yogyakarta 2018

2.      Menyiapkan Dokumen Tender, Tatang Sontani dan Mudjisantosa,  PT Prima Print Yogyakarta 2018