Satuan Kerja bekerja sama dengan Badan/Balai Diklat Pemerintah (Swakelola tipe 2)

Berapa jumlah PNS yang kompeten dalam bidang tugasnya ?

Menurut Menteri  PAN RB  dari empat juta Pegawai Negeri Sipil  hanya  5 % yang kompeten dalam bidang tugasnya.

Apakah ini ada korelasi dengan besarnya  anggaran ? Pengeluaran anggaran  untuk  pendidikan dan pelatihan PNS  di anggaran 2012 hanya senilai Rp. 2.5 Triliun sedangkan untuk biaya perjalanan dinas sebesar 7 kali lipat atau Rp.  18 triliun

Kita merasakan sendiri bagaimana tata kelola pemerintah yang seharusnya mudah dan akuntabel, karena kompetensi yang kurang dari SDM PNS maka menjadi rumit dan bahkan kurang akuntabel.

Untuk mengejar ketinggalan kompetensi PNS, Menteri PAN RB  mendorong perlu adanya pendidikan dan pelatihan bagi PNS.  Anggarannya dari mana ?  Menpan RB mengusulkan  pengalihan anggaran biaya perjalanan ke pendidikan dan pelatihan.

Cara yang pentng untuk meningkatkan kompetensi PNS tersebut adalah melaksanakan pelatihan dan pendidikan melalui Badan/Balai Diklat Pemerintah (Badiklat). Banyak Badiklat yang dimiliki oleh Kementerian/lembaga dan Pemerintah daerah, namun koneksi antar badiklat dengan satuan kerja sangat kurang.

Koneksi antar badiklat dengan satuan kerja dalam Kementerian yang sama masih kurang, apalagi koneksi dengan diluar Kementeriannya. Contoh perlunya para pegawai pajak Kemenkeu untuk mendalami intelejen bisnis di Pusdiklat Polri.

Bagaimana suatu satuan kerja dapat bekerja sama dengan badiklat.

Suatu satuan kerja untuk bekerja sama dengan badiklat harus menciptakan atau mengusulkan anggaran  untuk pendidikan dan pelatihan. Membuat usulan untuk anggaran ini sudah merupakan suatu ketrampilan tersendiri.

Setelah anggaran tersedia, maka pola kerjasama  dengan badiklat mengikuti pola kerjasama seperti swakelola antara instansi penanggung jawab anggaran dengan instansi pemerintah lain sebagai pelaksana swakelola.

Berdasar Perpres 54 tahun 2010 dalam  Lampiran VI  sebagai berikut, (aturan ini bersifat acuan, karena ada beberapa hal yang mungkin harus disesuaikan dengan kegiatan kita)  :

C. PELAKSANAAN SWAKELOLA OLEH INSTANSI PEMERINTAH LAIN  

    PELAKSANA SWAKELOLA

1. PERENCANAAN

Sebelum pekerjaan dilaksanakan, dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:

a. K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola;

b. PA/KPA menawarkan secara tertulis kegiatan Swakelola kepada instansi

pemerintah lain yang diyakini mampu dengan melampirkan KAK, jadwal

pelaksanaan dan rincian anggaran biaya;

c. instansi pemerintah lain tersebut mempelajari KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya;

d. apabila PA/KPA dan pihak instansi pemerintah lain tersebut sepakat, dapat

dibuat naskah kerjasama atau Nota Kesepahaman mengenai pelaksanaan

pekerjaan Swakelola;

e. PPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi

Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, berdasarkan Nota Kesepahaman;

f. Kontrak Swakelola paling kurang berisi:

1) Para pihak;

2) Pokok pekerjaan yang diswakelolakan;

3) Nilai pekerjaan yang diswakelolakan;

4) Jangka waktu pelaksanaan; dan

5) Hak dan kewajiban para pihak.

g. pembentukan Tim Swakelola dengan ketentuan:

1) Tim Swakelola dapat terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas;

2) Tim Perencana dan Tim Pengawas yang berasal dari instansi

Penanggungjawab Anggaran dan Instansi Pemerintah lain Pelaksana

Swakelola, diangkat oleh PPK sesuai dengan struktur organisasi Swakelola;

3) Tim Pelaksana diangkat oleh Instansi Pemerintah lain Pelaksana wakelola;

4) tugas dan tanggung jawab masing-masing Tim Swakelola adalah sebagai

berikut:

a) Tim Perencana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam

menyusun KAK, membuat gambar rencana kerja dan/atau spesifikasi

teknis;

b) Tim Pelaksana mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam

melaksanakan pekerjaan sesuai yang direncanakan, membuat gambar

pelaksanaan serta membuat laporan pelaksanaan pekerjaan; dan

c) Tim Pengawas mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam

melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan dan pelaporan, baik

fisik maupun administrasi pekerjaan Swakelola.

h. Penyusunan KAK

KAK memuat:

1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud

dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan;

2) waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan;

3) keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja

bulanan, rencana kerja mingguan, dan rencana kerja harian;

4) rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan;

5) produk yang dihasilkan; dan

6) gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

i. Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

1) Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan

berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK,

termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang

dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.

2) Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan

pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.

3) Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaaan disusun dengan

mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

j. Rincian Biaya Pekerjaan

Tim Perencana membuat rincian biaya pekerjaan dengan tidak melampaui

pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran dan

dituangkan dalam RAB, meliputi:

1) gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola;

2) pengadaan bahan;

3) pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; dan

4) proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.

k. Gambar Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis

1) Gambar rencana kerja memuat lay-out, denah, potongan memanjang dan potongan melintang.

2) Spesifikasi teknis disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan

yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

l. Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja.

1) Dalam hal diperlukan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang

dan/atau tenaga ahli perseorangan tertentu, dapat dilakukan

kontrak/sewa tersendiri. Sebelum dilakukan kontrak/sewa, proses

pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan yang ditentukan dalam Dokumen Pengadaan.

2) Jumlah tenaga ahli perseorangan tidak boleh melebihi 50% (lima puluh

perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan Swakelola.

3) Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan dengan

memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.

4) Swakelola tertentu dapat dilaksanakan melebihi 1 (satu) tahun anggaran.

5) Rencana pengadaan harus mempertimbangkan syarat teknis dan metode

pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan.

6) Rencana kebutuhan tenaga kerja harian disusun berdasarkan rencana

pelaksanaan pekerjaan.

m. Pembentukan Panitia/Pejabat Pengadaan

Bila ULP pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola belum dibentuk,

Panitia/Pejabat Pengadaan dari unsur instansi Penanggungjawab Anggaran

dan Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, diangkat oleh PA/KPA untuk

melakukan Pengadaan Barang/Jasa yang dibutuhkan dalam pelaksanaan

Swakelola.

n. Rencana Swakelola

K/L/D/I mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website dan papan

pengumuman resmi untuk penerangan umum yang dapat diakses masyarakat umum.

2. PELAKSANAAN

a. Pelaksanaan Rencana Kerja

Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun

perencanaannya, yaitu:

1) melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan

gambar rencana kerja;

2) mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta jadwal kebutuhan

bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3) mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang

dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses oleh ULP/Pejabat Pengadaan;

4) mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan

untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan;

5) menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa

Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan; dan

6) menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan).

b. Pengadaan Bahan, Jasa Lainnya, Peralatan/Suku Cadang dan/atau Tenaga Ahli

Perseorangan.

1) Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan dilakukan oleh ULP/Pejabat Pengadaan dengan

menggunakan metode pengadaan yang sesuai.

2) Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan,

sesuai dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.

c. Pembayaran

1) Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara harian

berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong.

2) Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan) dilakukan

berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti pembayaran.

3) Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan

berdasarkan kontrak pengadaan barang.

4) Instansi pemerintah lain dapat mengajukan Uang Persediaan (UP)/Uang

Muka kerja atau istilah lain yang disamakan untuk kegiatan beban

sementara dan dipertanggungjawabkan secara berkala, paling lambat 30

(tiga puluh) hari setelah diterima.

d. Pelaporan Kemajuan Pekerjaan dan Dokumentasi

1) Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan

dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.

2) Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh PPK

kepada PA/KPA setiap bulan.

3) Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi setiap minggu serta

dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana yang

dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.

4) Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan.

5) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.

6) Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.

7) Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan

pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan

sesudah diselesaikannya pekerjaan.

e. Pelaporan Realisasi Pekerjaan

Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan

kepada PPK yang berisi antara lain :

1) struktur organisasi pekerjaan Swakelola yang terdiri dari pembagian tugas,

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab serta pengkoordinasian

pelaksanaan pekerjaan;

2) persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian gambar

pelaksanaan dengan gambar rencana kerja, serta kebutuhan bahan, Jasa

Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan;

3) pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal

pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan,

penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100%

(sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi; dan

4) penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan.

f. Penyerahan Hasil Pekerjaan

1) Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir

pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada PPK.

2) PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA

melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

3) Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses

penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. PENGAWASAN DAN EVALUASI

a. Pengawasan

Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas untuk

mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan

Swakelola meliputi:

1) pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan

kegiatan dan pelaporan;

2) pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui

realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi :

a) pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan;

b) pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk

menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan; dan

c) pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.

3) pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran, serta efisiensi dan

efektifitas penggunaan keuangan; dan

4) apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera

mengambil tindakan.

b. Evaluasi

1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan

pekerjaan, yang meliputi:

a) pengadaan dan penggunaan bahan;

b) pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;

c) pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;

d) realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;

e) pelaksanaan fisik; dan/atau

f) hasil kerja setiap jenis pekerjaan.

2) Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan

rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan

Swakelola selanjutnya.

Mekanisme pembayaran ke badiklat adalah bersifat at cost, artinya pembayaran berdasarkan biaya-biaya yang memang dikeluarkan sesuai  rencana anggaran biaya yang telah disepakati. Jadi bukan pemberian dana secara total kepada suatu badiklat tetapi badiklat tersebut menyerahkan bukti-bukti secara rinci mengenai pertanggungjawaban kegiatan yang akan dibayar.

Akan lebih mudah bagi suatu badiklat yang mempunyai tarif resmi sehingga pembayaran dapat dilakukan berdasar peserta yang dikirim untuk dilatih di badiklat tersebut.  Bila ada tarif resmi akan lebih memudahkan kita dalam menyusun anggaran misal kita punya 17 pegawai, tinggal dikalikan 17 pegawai dengan tarif untuk suatu diklat tertentu.

Badiklat tidak diperbolehkan mengambil keuntungan, misal biayanya melebihi kewajaran atau diatas  at cost, atau melebihi tarif resminya.

Mari kita  sediakan anggaran untuk melatih para pejabat/pegawai kita ke badiklat.

Pertanyaan berikutnya siapkah para badiklat untuk melakukan kegiatan pelatihan yang menarik dan berkualitas.  Jangan sampai peserta yang dikirim ke badiklat hanya untuk makan teratur dan tidur teratur, tidak membawa perubahan yang lebih baik untuk negeri ini.

Badiklat harus berubah lebih baik, bila kurang widyaiswara bisa bekerjasama dengan badiklat-badiklat yang lain atau para praktisi di lapangan.