Peran PPK setelah kontrak ditandatangani

Peran PPK setelah kontrak ditandatangani dengan penyedia adalah mengelola kontrak sehingga kontrak dapat mencapai tujuannya.

Sering kita mengabaikan kontrak, karena nanti akan ada solusi bila pekerjaan sampai masa waktu kontrak belum mencapai target, masih dapat ada pertimbangan untuk perpanjangan waktu penyelesaian pekerjaan.

Seharusnya kita berpikir seolah-olah tidak ada waktu kesempatan perpanjangan waktu.

Setelah kontrak ditandatangi maka PPK agar melakukan :

1.       Identifikasi tujuan capaian kontrak yang dapat dilihat dalam kontrak atau di spesifikasi, gambar dan dokumen lain yang dibuat konsultan perencana atau tenaga ahli.

2.       Membuat tim untuk administrasi pelaksanaan kontrak dan pengawasan pekerjaan kontrak

3.       Membuat alat pengendalian pekerjaan, yang sering disebut dengan kurva S atau membuat pengendalian misal dalam bentuk sederhana dalam tabel sbb :

Termin / bulan	Target Pencapaian	Realisasi	Realisasi - Target
1	10%
2	25%
3	45%
4	75%
5	100%

Bila Realiasi – Target misal hasilnya  minus lebih 10% apakah tindakan kita?  Apakah perlu teguran pertama dan rapat pemecahan keterlambatan. Bila minus lebih 20% apakah tindakan kita ? Apakah harus teguran kedua dan rapat pemecahan keterlambatan. Bila minus lebih 40% apakah sebaiknya pemutusan kontrak ? dst

Bila ditermin kelima ternyata ada minus sekian persen apakah dapat diberi kesempatan waktu perpanjangan dengan denda atau dilakukan pemutusan kontrak.

4.       Mengoptimalkan peran  pengawasan langsung oleh PPK atau tim teknis yang kompeten.

5.       Menegaskan peran dan tanggung jawab konsultan pengawas .

6.       Membuat bentuk-bentuk sistem pelaporan yang diperlukan seperti kemungkian laporan harian, mingguan, bulanan serta siapa yang mengerjakan pelaporan tersebut.

7.       Membuat proyeksi titik kritis yang mungkin akan terjadi seperti ketersediaan alat, pasokan bahan,  kekurangan tenaga kerja.

8.       Memperhatikan kemungkian cuaca atau budaya setempat yang mengganggu pekerjaan, terutama di bulan Oktober – Desember yang curah hujan tinggi atau adanya hari-hari besar di lokasi pekerjaan.

9.       Memperhatikan laporan kualitas pekerjaan dan ketentuan test terhadap item-item pekerjaan

10.   Mengetahui kelengkapan dokumen pencairan dana dan batasan waktu penyelesaiannya

11.   Memperhatikan mekanisme pembayaran akhir tahun

12.   Mengetahui orang-orang yang kompeten dalam hal teknis pekerjaan, substansi kontrak dan akutansi anggaran dan keuangan, bila ada hal-hal yang mendesak untuk ditanyakan.

13.   Mengkoleksi dan memahami aturan-aturan yang terkait

14.   Menyimpan dokumentasi pelaksanaan pekerjaan