Spesifikasi yang mengunci

Spesifikasi dibuat  oleh user/pengguna/orang yang kompeten,  kemudian ditetapkan  oleh PPK  sebelum pelelangan, atau dibuat oleh PPK kemudian ditetapkan oleh PPK juga.

Jadi yang membuat  spesifikasi bukan panitia pengadaan/ kelompok kerja Unit layanan pengadaan (pokja ULP) tetapi user/pengguna/ PPK  dan ditetapkan oleh  PPK.

Dalam banyak hal,  masih sering,  spesifikasi dibantu dibuatkan oleh pokja ULP.

Kompetensi untuk membuat spesifikasi  termasuk hal yang  lemah, katakanlah jarang yang bisa membuat spesifikasi dengan data yang cukup atau mendeskripsikan/menguraikan dengan bagus.  Spesifikasi sering dibuat dengan melihat yang sudah ada atau dibuat dari bagusnya suatu brosur.

Jadi spesifikasi belum tentu mengarah kepada penyedia tertentu. Bila memang suatu kebutuhan pengadaan dengan spesifikasi yang hanya bisa dipenuhi  oleh satu penyedia saja, maka lakukan pengadaan dengan penunjukan langsung kepada penyedia tersebut dan negosiasi kewajaran harga.

Atau katakanlah dari suatu paket ada suatu item yang hanya bisa dipenuhi oleh suatu penyedia, maka terhadap satu item tersebut agar dikeluarkan dari paket, kemudian dilakukan pengadaan melalui penunjukan  dengan klarifikasi teknis dan negosiasi kewajaran harga.

Penyedia sebelum masa penjelasan lelang, agar segera mengambil dokumen pengadaan dan mempelajarinya.

Setelah dipelajari dapat ditanyakan  hal-hal yang tidak jelas dan atau memberikan usulan-usulan antara lain mengenai spesifikasi.

Bila ada spesifikasi yang hanya dapat dipenuhi oleh satu merek saja, silahkan mengusulkan alternatif-alternatif spesifikasi yang lain dalam penjelasan lelang.

Suatu spesifikasi dari satu merek tertentu misal xxx, belum bersifat mengunci  kalau semua penyedia bisa memperoleh barang dengan merek tersebut, misal xxx.

Bisa terjadi para pengguna / user sudah akrab dengan barang-barang tertentu atau merasakan kualitas barang.  Dengan demikian diperlukan kaji ulang, apakah pengguna/user  hanya memerlukan barang dengan spesifikasi tertentu atau dapat dipenuhi oleh spesifikasi secara setara atau mungkin secara umum.

Yang sering diduga adalah adanya dugaan rekayasa spesifikasi yang hanya bisa dipenuhi oleh satu penyedia saja, tetapi tidak dilakukan melalui penunjukan langsung dengan klarifikasi teknis dan harga, tetapi dilakukan dengan pelelangan.

Bila dilelangkan seharusnya dibuat spesifikasi minimal untuk mencapai kinerja dan spesifikasi tersebut yang dapat dipenuhi oleh banyak penyedia.
 

Jadi untuk mendapatkan spesifikasi yang baik dalam pengadaan diperbolehkan. Yang tidak boleh adanya mark up harga, adanya komisi, iming-iming fasilitas wisata atau seminar dsb