LELANG CEPAT SEBAGAI INOVASI PENGADAAN

LELANG CEPAT SEBAGAI INOVASI PENGADAAN

Untuk melakukan pengadaan barang atau jasa di pemerintah sudah terbayang perlu suatu proses yang memerlukan waktu lama. Benarkah demikian ?

Mungkin sebagian benar, bahkan banyak pelelangan di beberapa BUMN untuk suatu pengadaan sederhana memerlukan waktu lebih dari satu bulan.

Sekarang pemerintah, dalam hal ini LKPP, telah melakukan proses pengadaan dengan menggunakan lelang cepat, suatu paket pelelangan bisa dilakukan dalam waktu paling cepat 3 hari saja.

Tiga hari ?

Maksudnya adalah kondisi waktu tercepat untuk pelelangan bila dokumen yang dipersiapkan telah siap. Artinya telah ada atau telah siap berupa dokumen TOR/Spesifikasi, HPS, draf kontrak dan dokumen pengadaan serta ada para penyedianya di aplikasi SIKAP maka dapat dilakukan suatu paket pengadaan dengan pelelangan cepat.

Aplikasi SIKAP adalah aplikasi mengenai sistem informasi kinerja penyedia yaitu aplikasi mengenai database penyedia, sedangkan aplikasi pelelangannya sendiri harus sudah menggunakan aplikasi SPSE versi 4 ( SPSE = Sistem Pengadaan Secara Elektronik).

Tidak semua proses pelelangan dapat menggunakan cara lelang cepat. Pelelangan bagaimana yang dapat menggunakan lelang cepat ?

Pelelangan cepat digunakan untuk pekerjaan yang secara teknis mengenai penawaran dari penyedia yang tidak perlu dipersaingkan, tidak perlu dikompetisikan  atau tidak perlu dinilai lagi. 

Lelang cepat  dapat dilakukan untuk pekerjaan barang, konstruksi, konsultan  dan jasa lainnya yang tidak perlu ada penilaian penawarannya dari aspek teknis. Lelang cepat digunakan untuk pekerjaan yang tidak kompleks. Bila kita masih perlu menilai penyedia dari aspek teknis maka kita jangan menggunakan lelang cepat, gunakan lelang yang biasa.

Kita melakukan pelelangan cepat, bukan karena waktu lelang yang terbatas atau bukan supaya pengadaan dapat dilakukan lelang secara cepat, tetapi karena dari aspek teknis penawaran penyedia, tidak perlu lagi dilakukan penilaian, penawaran tidak perlu dipersaingkan, karena sifat pekerjaannya biasa atau standar saja, serta banyak penyedia yang bisa melakukan.  Ketika penyedia tidak perlu dipersaingkan dalam aspek teknis maka selanjutnya cukup dipersaingkan harga saja, sehingga lelang menjadi cukup bersaing untuk harga saja. Bersaing harga saja maka lelangnya bisa lelang cepat.

Dalam lelang cepat, kita boleh menyebut merek dalam spesifikasi di dokumen pengadaan. Penyebutan merek ini dapat disebut asal merek tidak mengunci atau mengarah hanya kepada satu penyedia saja yang bisa menyediakan. Ketika suatu merek disebut dan semua penyedia bisa memperoleh barang itu maka hal demikian tidak mengunci atau tidak mengarah kepada satu penyedia.

Selanjutnya untuk lelang cepat adakah penyedianya di data base SIKAP ? ( minimal ada tiga penyedia yang memiliki kompetensi pekerjaan yang akan kita lelangkan di SIKAP) , kalau penyedianya tidak ada di aplikasi sikap atau belum ada di aplikasi sikap maka tidak bisa dilakukan lelang cepat.

Penyedia untuk dapat ikut dalam lelang cepat, penyedia harus sudah memasukkan datanya di aplikasi sikap, sehingga bila nantinya ada lelang cepat, penyedia dapat terpanggil melalui aplikasi untuk menyampaikan penawaran. Penyedia cukup menyampaikan penawaran harga. Penyedia yang ada dalam sikap akan dipanggil atau diundang di banyak pelelangan yang sesuai dengan klasifikasi usahanya.  Mari para penyedia memasukkan data perusahaannya di SIKAP.

Contoh untuk penyedia yang memiliki klasifikasi / kompentensi untuk membangun konstruksi gedung, maka setiap ada pekerjaan konstruksi gedung, penyedia yang memiliki klasifikasi ini akan dipanggil ( diundang ), tetapi kalau ada pengadaan barang tidak diundang. Selanjutnya para penyedia yang diundang bila berminat, para penyedia silakan menyampaikan penawaran harga saja.

Penyampaian penawaran harga ini dapat dibuat dalam 3 hari, boleh juga dibuat lebih dari tiga hari, misal dibuat dalam enam hari kalender untuk membuat kesempatan penyedia menghitung harga penawaran atau untuk lebih menjaring banyak penyedia.

Dengan lelang cepat maka semua penawaran yang masuk, misal dengan batasan waktu 3 hari maka di hari ketiga aplikasi langsung menyortir dan menentukan calon pemenang, berdasar penawaran penyedia yang termurah. Disini evaluai  pelelangan atau evaluasi harga dilakukan oleh sistem bukan manual oleh pokja ULP. Sistem menentukan bahwa penawaran yang paling murah atau termurah akan dipilih. Pokja ULP tidak melakukan evaluasi lagi.

Selanjutnya terhadap penyedia yang terpilih dilakukan pembuktian kualifikasi.  Dalam hal penyedia telah dilakukan pembuktian kualifikasi di tempat lain misalnya, maka tidak perlu lagi untuk dilakukan pembuktian kualifikasi atau mungkin cukup untuk dilihat aspek kedaluwarsa ijin dsb.

Mengapa kadang masih perlu dilakukan klarifikasi, karena penyedia yang memasukkan data dalam aplikasi SIKAP berlu diverifikasi. Namun kalau sudah pernah diklarifikasi karena memenangkan lelang cepat disuatu paket lain, maka klarifikasi menjadi tidak diperlukan.

Dalam lelang cepat, kemungkinan penyedia yang menang adalah yang nawar murah banget.  Tentunya penawaran yang dibawah 80% dari HPS perlu untuk dicermati. Apalagi untuk pekerjaan konstruksi yang penyedianya dari daerah jauh, perlu diklarifikasi kembali.

Bila yakin dengan suatu penawaran yang murah, termasuk bila telah diklarifikasi maka dapat ditunjuk sebagai calon pemenang dan diproses menjadi kontrak.

Selanjutnya bagaimana mengendalikan kontrak nantinya,  itu hal yang menjadi penting. Sekali lagi pengendalian kontrak sejak berkontrak dan dari waktu ke waktu adalah sangat penting.  Kontrak dari penawaran penyedia yang murah belum tentu jelek ketika kontrak dikendalikan dari waktu ke waktu. Kontrak mahal belum tentu bagus ketika kontrak tidak dikendalikan dengan baik. Kunci tercapai hasil pengadaan adalah pengendalian kontrak oleh PPK berserta tim nya.

Hikmah terbesar dengan adanya lelang cepat adalah para pihak, atau oknum misal dari Kepala Daerah, DPRD, Kepala Dinas, atau siapapun saja menjadi tidak bisa lagi mengintervensi proses lelang, misalnya contoh tolong ya menangkan PT ABC, pt tersebut milik anak saya.  Dalam lelang cepat, tidak ada evaluasi lagi, asal menawar murah maka akan terpilih.

Karena yang menawar termurah yang berpeluang terpilih, maka akan ada dampak sosial yaitu kemungkinan penyedia yang terpilih sangat mungkin dari luar daerahnya ULP yang melakukan lelang cepat.  Perlu bagi penyedia setempat untuk diberi sosialisasi mengenai lelang cepat ini dan penyedia diajak masuk dalam aplikasi SIKAP. Ketika penyedia masuk dalam SIKAP, sangat mungkin penyedia akan diundang di banyak pelelangan cepat, untuk pengadaan seluruh Indonesia.

Mari kita dorong adanya lelang cepat. Dengan lelang cepat maka tuntutan berikutnya bagaimana me-manage mengenai database penyedia.  Database penyedia yang dikelola  baik akan menjadi insentif bagi penyedia yang berkinerja baik.

Proses pengadaan dari waktu ke waktu memerlukan perubahan dan inovasi, masih banyak inovasi yang perlu kita sediakan atau untuk diimplementasikan untuk pengadaan yang lebih baik.

Penulis :

Mudjisantosa LKPP

DASAR HUKUM

1.   PEPRES 4 TAHUN 2015 mengenai perubahan ke 4 dari Perpres 54 tahun 2010 mengenai Pengadaan Barang dan Jasa

Pasal 109A

2.      Perka LKPP No. 1 tahun 2015 mengenai E-Tendering

.

     Silakan baca :

    1. http://www.mudjisantosa.net/2017/07/para-penyedia-bisa-ikut-lelang-cepat.html

     2. http://www.mudjisantosa.net/2017/05/lelang-cepat.html

   3. http://www.mudjisantosa.net/2017/07/sekilas-lelang-cepat.html